Acta de Reunión 
1	Detalles
Centro	Edificio Avenida de América - MADRID	
Fecha 	28 de abril de 2010	
Tipo de reunión	Ordinaria. Trimestral 2T 2010	
Aprobación	CSS – 6/7/2010	
2	Invitados y asistentes
Nombre	Role	Asiste:	
Beatriz Moraleja	Repr. Dirección IBM (RRLL)	Si	
Carmen Bonet	Delegado de Prevención IBM	Si	
Carmen Turrero	Delegado de Prevención IGS	Si	
Charo Majadas	Delegado de Prevención IGS	Si	
Daniel Ruiz Alonso	Repr. Dirección IBM (RESO)	Si	
J. Ignacio López de Pablo	Repr. Dirección IGS (RRLL)	Si	
José Antonio Zuriaga	Delegado de Prevención IBM	Si	
Jose M Montes Del Burgo 	Delegado de Prevención IBM	No	
Juan Carlos López	Repr. Dirección IBM (RRLL) y presidente del CSS	No	
Juan J. Rodriguez Portillo	Delegado de Prevención IGS	SI	
Margarita Díez	Repr. Dirección IBM (SPRL)	Si	
Maria Jesús Sastre	Repr. Dirección IBM (SPRL) 	Si	
Mariví Quintá	Delegado de Prevención IGS 	Si	
Mercedes Díaz	Delegado de Prevención IGS y secretaria del CSS	Si	
Nélida Ugarte	Repr. Dirección IGS (RRLL)	No	
Paloma Serrano	Repr. Dirección IGS (SPRL) 	Si	
Paloma Terol	Repr. Dirección IGS (RRLL)	No	
Rafael González Juliá	Repr. Dirección IGS (Director de RRHH)	No	
3	Orden del Día
Nº	Detalles	
1	 Lectura y aprobación, si procede, del acta de la reunión anterior.	
2	 Aclaración sobre la composición de los CSS de AM según nota recibida de JC López. 	
3	Accidentes e incidentes registrados durante el primer trimestre de 2010
	
4	Resultados del simulacro de desalojo del edificio de Avda de América realizado el 24 de marzo pasado 
	
5	Resultado e Informe de la Auditoria realizada en enero pasado.
	
6	Presentación del informe de:
·	nivel de aplicación y resultados del Plan de Prevención
·	resultados de eventuales controles ambientales o actividades de vigilancia de la salud
·	evolución de la siniestralidad (accidentes y enfermedades profesionales)
índices de absentismo en base al artículo 9 del Reglamento Interno del CSS	
7	Debate sobre balance anual del Plan de Prevención e informe de la memoria y programación del Servicio de Prevención	
8	Información sobre las Inspecciones de Seguridad, 
a.	cada cuanto tiempo se hacen,
b.	planificación de las próximas	
9	 Revisión temas pendientes de la reunión anterior e Información pendiente de dar por Dirección (SPRL, RESO, RRLL) según consta en las actas anteriores. Entre otros:
•	Resultados análisis del agua tras la obra de cambio de conducciones a los lavabos, que finalizaba el 28/feb. 
•	Hoja de Medidas preventivas y correctivas.
•	Listado actualizado de personas con discapacidad
•	Procedimiento de control de personas con discapacidad
•	Listado de brigadistas, actualizado. Se adjunta lista enviada en febrero, a la que hemos añadido hoja de distribución por plantas, para ver necesidades a cubrir.  
•	Información de la acción sobre el factor de riesgo socavón en el parking.	
10	Resultado de las medidas adoptadas para mitigar la carga mental de la ER sicosociales.
	
11	Propuesta de Listas de distribución de correo comunes, para el CSS y DDPP de AM 
	
12	Ruegos y preguntas	

4	Temas tratados
 1.-  Lectura y aprobación, si procede, del acta de la reunión anterior.
Antes de comenzar la reunión, y ante la ausencia de JC López, los DDPP manifiestan su queja porque el Presidente del CSS no haya acudido a la reunión, planificada ya desde la reunión anterior.
Se lee el acta pendiente, correspondiente a la reunión ordinaria del 1T de 2010, que es firmada por los presentes a la espera de bajarla a RRHH para la firma de sus representantes. Ver anexo 1
Los DDPP proponen que el borrador del acta, que se redacta y envía en menos de una semana, se conteste, por parte de los miembros del CSS, en no más de una semana adicional, que permite a todos los asistentes, recordar mejor el contenido de los temas tratados y proporcionar unas correcciones más precisas. Proponen también que quede reflejado en el reglamento interno del CSS, por lo que solicitan que para la próxima reunión se incluya un punto de revisión de dicho reglamento.

2.- Aclaración sobre la composición de los CSS de AM
Los DDPP preguntan si puede haber un error en la designación de Nélida Ugarte como miembro del CSS por parte de IBM GSE, cuando ella es empleada de IBM SAE.
 Los asistentes por parte de RRLL creen que se debe a un cambio de esta trabajadora, entre ambas compañías y quedan en revisar con la Dirección la composición real del CSS.
Los DDPP manifiestan su queja por no estar presentes otros representantes de la Empresa, a quienes no han visto en reuniones anteriores.
Por tanto, la composición de los CSS de IBM e IGS en AM queda pendiente de notificación de la Dirección. Los DDPP ruegan que se envíe para antes de cerrar el acta, a efectos de posibles notificaciones (Ver anexo 7).
 
3.- Accidentes e incidentes registrados durante el primer trimestre de 2010
El SPRL  da razón de los accidentes con y sin baja producidos en IBM. No se ha registrado ningún accidente en IGS. Ver documento anexo 2

4.- Resultados del simulacro de desalojo del edificio de Avda de América realizado el 24 de marzo pasado 

  Los DDPP solicitan información a la Dirección sobre esta acción. SPRL dice que se invitó al Director de Seguridad (JM Aznar), quien, aunque no ha podido asistir, ha manifestado estar disponible a partir del día siguiente a la reunión para cualquier consulta de los DDPP.
Entrega el acta de la reunión posterior al simulacro y reseña las incidencias del mismo. Duró 6 minutos. Al no haber suficientes brigadas en las plantas, entre personal de SPRL y Seguridad cubrieron las zonas de trabajo no cubiertas por aquellos; se anotó las personas que se negaron a abandonar el edificio. 
Se aclara que, en los simulacros, para evitar accidentes o incidentes, las personas con alguna discapacidad, son avisadas con antelación y desalojadas con anterioridad al aviso general.
Los DDPP proponen se haga un simulacro con las personas discapacitadas exclusivamente, para detectar y poder corregir, posibles deficiencias en un eventual desalojo no simulado del edificio: Ver que funciona la comunicación entre el Centro de Control y los custodios, entre éstos y los discapacitados y que todos conocen las vías de evacuación adecuadas a ellos. SPRL dice que lo hablará con Seguridad. SPRL añade que a los componentes de las brigadas se les informa de qué personas en su zona pueden necesitar ayuda en una evacuación, para que estén pendientes cuando les pidan ayuda si es necesario.
También proponen se haga un simulacro en que se corte realmente la iluminación y los ascensores para  detectar y poder corregir, posibles deficiencias que pudieran tener relación con la falta de luz natural o de emergencia en ciertas zonas del edificio (principalmente las plantas más bajas y bajo nivel de calle). SPRL dice que lo hablará con Seguridad.
  Los DDPP solicitan el Plan de Emergencia del edificio, así como el procedimiento que se pone en marcha ante una emergencia en el edificio. SPRL dice que lo enviará y que el procedimiento está en el Plan.
  Los DDPP preguntan a la Dirección cómo está organizado, y quién es responsable,  en concreto, de la organización ante una situación de emergencia que se genere dentro y con qué equipo médico se cuenta.
SPRL dice que eso está contemplado en el Plan de Emergencia y que el equipo médico se dirige al punto de encuentro.
 Los DDPP proponen que, en la comunicación a los trabajadores, se incluya un plano del lugar de concentración. Preguntan cómo se asegura que la información llega a todo el personal subcontratado que trabaja habitualmente en AM. Proponen que, para las visitas, se haga a través de una hoja impresa que se entregara a todas las visitas que desconocieran el plan. SPRL responde que a través de sus coordinadores de Seguridad de IBM/IGS y que también Seguridad lo entrega al entregar el badge y está disponible en recepción y que para las visitas también se hace,. Las hojas están disponibles en recepción y, además, las visitas siempre han de estar acompañadas.
Respecto de los integrantes voluntarios de las brigadas, resaltan los DDPP que aún no hay suficientes para cubrir un edificio tan poblado y con una presencia no controlada,  en especial algunas zonas que, a la vista de la última lista de brigadistas, quedan aún sin cubrir. Ver anexo 4. EL SPRL dice que se enviará una nota solicitando voluntarios para esas zonas, aunque esperando la confirmación del traslado de los trabajadores de Tres Cantos.
  Mercedes Díaz, Delegada de Prevención, consulta por qué no ha sido incluida en la lista cuando ya manifestó su disposición y capacidad para figurar en la misma. Además la nueva lista refleja que se han asignado nuevos voluntarios, con posterioridad, para la misma zona y otras cercanas a la suya, lo que manifiesta que le hace pensar que no se cuenta con ciertas personas, por estar en el comité, para estas tareas. El SPRL contesta que no es así y que se le había propuesto cambiar de planta donde trabaja, en mobility, para así asignarle esa zona que aún no cuenta con voluntario, lo que Mercedes acepta en la reunión. Es la zona de escaleras 5 y 6 de la planta séptima.

5.- Resultado e Informe de la Auditoria realizada en enero pasado.
SPRL dice que aún no tiene el informe, pero informa del resultado, en cuanto a las no adecuaciones. Hay cuatro no adecuaciones menores, en relación a: Falta de consulta a los DDPP en la Planificación de la Actividad Preventiva 2009 y el Plan de Prevención, Coordinación de empresas, Plan de Autoprotección del edificio de AM que no está adecuado a normativa y a la aprobación por parte de la Dirección, de la Planificación de la Actividad Preventiva y su seguimiento.
Los DDPP manifiestan que, proviniendo de una empresa pagada directamente por IBM, no aceptan a priori ese contenido y se reservan la potestad de realizar acciones posteriores. Entre otros puntos destacan que no se mencione, como no adecuación, la falta de recursos del SPRL, avalada por el tiempo que tarda el departamento en realizar muchas de sus tareas, y destacando que no es una crítica al trabajo de sus integrantes sino a la capacidad del grupo en su conjunto. El SPRL dice que enviará el informe en cuanto disponga de él.

6.- Presentación del informe de:
·	nivel de aplicación y resultados del Plan de Prevención
·	resultados de eventuales controles ambientales o actividades de vigilancia de la salud
·	evolución de la siniestralidad (accidentes y enfermedades profesionales)
·	índices de absentismo
Los DDPP  preguntan si se ha modificado los puntos que los DDPP propusieron para el Plan de Prevención ya que la versión que figura ahora es la misma que ellos revisaron. La v2 de noviembre de 2009 y que no es la misma versión que se envió a los DDPP, ya que ésta tenía fecha de febrero de 2010
SPRL responde que se está terminando de modificar, para incluir los comentarios que aceptaron por nota y  que se pasará a la Dirección la semana siguiente a la de esta reunión y se espera esté aprobado en quince días adicionales. Los DDPP repasan las inconformidades que el SPRL había aceptado corregir, y que son las siguientes:

Punto 2.2 Centros de trabajo y 2.3 Personal
Dado que el SPRL integra tres empresas, se debe indicar, en las localidades en las que no se ha hecho así, qué número de empleados hay por centro de trabajo y por empresa. Ok, lo incluimos.
No se ha incluido la relación de número de trabajadores por centro

Punto 4. Sistema de Gestión de PRL
La estructura que se indica en la página 16 no es la que vemos al acceder a la dirección de intranet.  La dirección de intranet no debería ser la que hay, sino la que lleva al Manual del Sistema de Gestión Corporativo.  Lo corregimos.
No se ha corregido el link a la WBMS
En concreto, faltan los apartados “Plan de Prevención”, 4.1 y 5.6.  Estarán cuando entren en producción los documentos.
El apartado “Manual del Sistema de Gestión del Bienestar Laboral” lleva a un enlace que da un error informático y, por tanto, lo hace inaccesible; otras secciones llevan a instrucciones redactadas en inglés.  Arreglamos el enlace.

Punto 5.2 Órganos de consulta y participación
En la definición que se da de Delegados de Prevención, y con el fin de reflejar el punto 4 del art. 35 de la LPRL, se debe añadir: 
“… serán designados por y entre los representantes del personal”, siendo posible otros sistemas de designación establecidos mediante negociación colectiva o acuerdos.  Ok, lo añadimos.  
 No se ha incluido aún
Punto 6. Responsabilidades y funciones organizativas 

Sobre las responsabilidades de los trabajadores, los DPs proponemos se cambie el párrafo 4 del punto 6 por el texto del art. 29.1 de la LPRL. Ok, lo cambiamos.
No se ha actualizado aún

Punto 6.3 Comité de Seguridad y Salud 
La redacción de las competencias del CSS es obsoleta. 
Se debe incluir el texto vigente del artículo 39.1.a de la LPRL, modificado por Ley 25/2009.  Ok
No se ha actualizado aún
Los DPs solicitamos se incluya esta información en el apartado 6.4  Ok

Punto 6.5 Departamento de Relaciones Laborales.
En el documento se atribuye al departamento de RRLL la gestión de los Comités de Seguridad y Salud.
Los DPs solicitamos conocer en qué consiste esta gestión. Quitamos la palabra "gestionar".
Aún está sin actualizar
Punto 7. Prácticas, procedimientos y procesos
En la dirección de intranet facilitada no se encuentran los procesos que se indican en este apartado. 
En concreto, faltan los procedimientos ES-OPE-0012, 14, 15, 16, 27, 31, 36 y 37. Estarán cuando entren en producción.
No se ha incluido aún las referencias

Punto 7.1 Apartado: Vigilancia de la eficacia de la Planificación de la actividad Preventiva.
SPRL recuerda se les informó por nota que se hará a mediados de año
7.1 Apartado: Inspecciones de seguridad.
Los DPs solicitamos se incluya información sobre la periodicidad y recursos implicados para realizar estas inspecciones.  Se incluye en la Planificación de la Actividad Preventiva anual.
Según la información facilitada por el SPRL, en el año 2.010 solo se tiene prevista la inspección de seguridad a 1 de los 21 centros de trabajo existentes, dato que es claramente insuficiente si el fin de estas visitas es el especificado en este apartado. 
SPRL informa de que es cada 4 años , alternándose con las evaluaciones de riesgos.
7.1 Apartado: Vigilancia de la Salud
Los DPs dejamos constancia de que el SPRL no nos ha enviado el documento “Programa de Vigilancia de la salud” citado en esta sección.
Asimismo, se echa en falta el Protocolo de vigilancia sanitaria para trabajadores que han tenido una ausencia prolongada.  Os enviaré el programa.  Respecto al protocolo de ausencias prolongadas, está reflejado en el programa.  En cualquier caso, el protocolo es el mismo para todos los casos, por lo que vamos a eliminar del Plan de Prevención la referencia al protocolo inicial y a los grupos de riesgo.
Los DDPP no han recibido aún el programa.
7.1 Apartado: Coordinación de actividades empresariales
Los DPs indicamos que no se nos facilita la información establecida por la normativa vigente. 
Y recordamos al SPRL que dicha información no solo se debe facilitar a los CSS sino también a los DPs de los centros que no tengan constituido CSS. 
Asimismo indicamos que tampoco se facilita, ni vemos mención alguna en el Plan de Prevención, de la información relativa a empresas concurrentes en el centro de trabajo. 
En cuanto a los trabajadores que prestan trabajos en contratos con clientes, en muchas ocasiones tampoco se facilita a los trabajadores de IBM / IBM GSE la documentación relativa a riesgos, medidas preventivas y normas de emergencia del centro del cliente.
Dadas las deficiencias encontradas en relación con este tema, los DPs solicitamos una revisión conjunta de los procesos / procedimientos que forman parte de la coordinación de actividades empresariales.  Estamos trabajando en ello.  Os lo enviaremos para consulta cuando lo tengamos.
Los DDPP no han recibido información alguna.
7.1 Trabajadores Designados Albatros y Albasanz. ¿Quiénes son?

En la tabla de actividades de trabajo no funcionan los links
En la Planificación de la Actividad preventiva no se ha incluido nada de objetivo de disminución de accidentabilidad.

El SPRL lee el documento facilitado por su asesoría, que detalla la documentación que se debe facilitar a los DDPP para consulta previa y la que se debe facilitar para información conforme a los artículos 33 y 36 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, y resalta que hay que regirse por la ley, y que el SPRL no va a contestar a asuntos que no sean obligatorios.  Ver anexo 8

7.- Debate sobre balance anual del Plan de Prevención e informe de la memoria y programación del Servicio de Prevención
Los DDPP recuerdan las propuestas ya remitidas en enero, sobre el Planificación de la Acción Preventiva para 2010.
SPRL comienza a contestarlas, por ejemplo que al ser un pdf, se perdieron los enlaces del documento original. Sobre las Inspecciones de Seguridad, informan que se hacen cada cuatro años, como las Evaluaciones de riesgo, pero que se alternan. 
Respecto de la coordinación de Empresas, se esperan los listados actualizados ya que los recibidos tienen muchas deficiencias.
Los DDPP dicen conocer casos de trabajadores de IGS que, estando asignados en clientes desde hace tiempo, no figuran en dichas listas, por lo que no hay seguridad de que ellos reciban la información adecuada, ni que la coordinación se esté realizando adecuadamente. También muestran una lista de empresas proveedoras con la que trabajan IBM y/o IGS, ver anexo 5, y que no figuran ni en la memoria de 2009 ni en la lista enviada por RRLL tras la anterior reunión de CSS. RRLL de IBM dice que han planificado una reunión con el departamento de compras y, dado que el SPRL dice no contar con información precisa y que RRLL de IBM afirma que Compras no les proporciona la información de las empresas proveedoras por no disponer de ello, los DDPP proponen crear un grupo de trabajo conjunto porque dicen poder colaborar en el desbloqueo de dicho tema. El  SPRL dice que la coordinación es una de las no conformidades de la auditoría, en que se va a trabajar este año y que, independientemente de que se cree este grupo de trabajo o no, se les enviará para consulta previa.

8.- Información sobre las Inspecciones de Seguridad, 
1.	cada cuanto tiempo se hacen,
2.	planificación de las próximas

Los DDPP manifiestan que en la Planificación 2010 no hay ninguna Inspección de seguridad,  planificada en el edificio de AM, y el SPRL responde que al hacerse una evaluación de riesgos, no corresponde, aunque, dicen, esto no impide la realización de revisiones de temas concretos que puedan surgir. 

9.- Revisión temas pendientes de la reunión anterior e Información pendiente de dar por Dirección (SPRL, RESO, RRLL) según consta en las actas anteriores. Entre otros:
•	Resultados análisis del agua tras la obra de cambio de conducciones a los lavabos, que finalizaba el 28/feb. 
•	Hoja de Medidas preventivas y correctivas.
•	Listado actualizado de personas con discapacidad
•	Procedimiento de control de personas con discapacidad
•	Listado de brigadistas, actualizado. Se adjunta lista enviada en febrero, a la que hemos añadido hoja de distribución por plantas, para ver necesidades a cubrir. 
•	Información de la acción sobre el factor de riesgo socavón en el parking.

RESO dice que la obra de las tuberías de agua no está en el informe enviado a los DDPP. Dice que ha habido un retraso en la ejecución de la obra, y que cuando finalice y se tenga el informe de mediciones, (se espera que en mayo)  informará al SPRL. 
Se revisan las acciones obligatorias que están sin cerrar. RESO pide que se espere de nuevo a otras mediciones de CAI mientras que los DDPP solicitan acciones ya que durante todo el año 2009 se han incumplido ciertos valores en puntos del edificio y no se han tomado medidas para mejorar, pero RESO insiste en no tomar acciones mientras las mediciones no ratifiquen los incumplimientos.
A la pregunta sobre el socavón del garaje, que tampoco está contemplado en el fichero de acciones preventivas y correctivas del edificio, RESO dice que informará del estado.
RESO informa de otras obras del edificio, como las de las  conducciones de refrigeración, modificando la fecha de finalización de la obra, al revisar que la mayoría de los datos que había en el fichero no eran actuales, los DDPP solicitan un fichero revisado y actualizado en el plazo de una semana.  Anexo 3
En relación al tema de Datos personales, que La Fraternidad mantiene por el Servicio de Vigilancia de la Salud que proporcionan, EL SPRL queda en informar a los DDPP del nombre del fichero para que este pueda ser consultado ante la AEPD.

10.- Resultado de las medidas adoptadas para mitigar la carga mental de la ER sicosociales.

Ante el contenido tan difuso sobre este capítulo en la memoria, y que no concuerda con la percepción de los DDPP, estos solicitan información más concreta y probada, de las medidas adoptadas, así como la razón de no aceptar las propuestas de los DDPP, realizadas hace ya nueve o diez meses. También solicitan se les informe de cómo se va a comprobar que las medidas aplicadas han sido efectivas, cuando la participación fue muy baja y no se planificó previamente el método para comprobar su eficacia.

SPRL responde que está haciendo el seguimiento de las medidas que comunicaron a los DDPP en su día y se les enviará el informe en cuanto se disponga de él y que, en cualquier caso, ya se dijo al mismo tiempo que la única forma de comprobar la eficacia de estas medidas es mediante una nueva evaluación que aún no está planificada.

Los DDPP manifiestan de nuevo su queja de que se ha enviado una nota a todos los empleados con la Import Compliance Policy Letter correspondiente al año en curso, en que se les ruega su lectura y cumplimiento. Si bien no parece, por la fórmula empleada, de obligado cumplimiento, sí que, al estar escrita en inglés, puede persuadir e imposibilitar a más de un empleado, su lectura y comprensión. Reiteran que cualquier texto, en el que se requiera obligado cumplimiento de alguna acción, sea enviado por la Compañía, a sus empleados, escrito en la lengua oficial del país.

11.- Propuesta de Listas de distribución de correo comunes, para el CSS y DDPP de AM 

Los DDPP proponen el uso de listas de distribución comunes para el CSS de AM así como para los grupos de DDPP de AM, de IBM e IGS, de modo que se facilite la contestación con Reply a las notas que los distintos colectivos envían.
Los DDPP se ofrecen a enviar las listas actualizadas con unos nombres propuestos. Ver anexo 6

12.- Ruegos y preguntas 
Los DDPP preguntan por los resultados de la evaluación de riesgos realizada en Albasanz, cuando, las últimas mediciones se realizaron el pasado 23 de marzo.
El SPRL dice no haber finalizado la evaluación porque está pendiente de información que le ha de proporcionar la propiedad y otros departamentos de la empresa. No dan fecha de finalización.

Se acuerda que la próxima reunión del CSS tendrá lugar el  próximo  6 de julio

5	Decisiones Tomadas /Acciones acordadas y pendientes
No	Acciones  	
 1	 RRLL: Cerrar composición del CSS	
2	SPRL: Solicitar a Seguridad los simulacros de desalojo en las condiciones descritas en punto 4 y completar la lista de brigadas de Emergencia	
3	RRLL/SPRL: Consultar a la Dirección para trabajo conjunto de Coordinación de Empresas	
 4	RESO: Finalizar y  distribuir la hoja de acciones preventivas y correctivas actualizada.	
5	DDPP: Distribuir listas de distribución de correo	
6	SPRL: Distribuir Informe de la Auditoria	
7	SPRL: Informar a los DDPP del nombre del fichero de Fraternidad sobre los datos de los empleados de IBM/IGS que gestiona dicha Mutua	

		

		
6	Firmas

Dirección:	
IBM: Juan Carlos López

	IGS: Jose Ignacio López de Pablo	
Delegados de Prevención:	
IBM: Carmen Bonet

	IGS: Mercedes Díaz	

7	Anexos

No	Descripción	Fichero	
1	Acta de reunón anterior Feb/2010		
2	Lista de accidentes del 1T de 2010	 	
3	Lista de acciones correctivas. Enviado 5/7/2010	 	
4	 Lista de miembros de las brigadas de emergencia		
5	Lista de empresas proveedoras (ejemplos) no incluidas en la anterior		
6	Lista de distribución de correo. El nombre, en negrita, si se comparte, permite opción de reply all en el L Notes.		
7	Nombramiento miembro CSS IGS en sustitución de Nélida Ugarte		
8	Texto completo sobre Consulta y Participación (más amplio que el  leído en la reunión)